IPARD III – LEADER Rehberi
Yıllık Uygulama Planı (YUP) İşlemleri: YEG'lerin Operasyonel Yol Haritası
LEADER Rehberleri
Ortalama okuma süresi: 10 dakika
Referans fiyat sistemi, revizyon prosedürleri ve altın kurallar içerir
Yerel Kalkınma Stratejilerini (YKS) hayata geçirmenin en kritik operasyonel adımı, her yıl hazırlanması
zorunlu olan Yıllık Uygulama Planı'dır (YUP). YUP; stratejinin o yıl içindeki somut
faaliyetlerini, bütçesini ve zamanlamasını belirleyen, YEG'lerin günlük iş akışını düzenleyen temel
belgedir.
Bir YEG, YUP'ta yer almayan hiçbir faaliyeti gerçekleştiremez ve TKDK tarafından onaylanmamış
hiçbir harcama yapamaz. Bu nedenle YUP'un eksiksiz, gerçekçi ve kurallara uygun hazırlanması,
hem onay sürecinin hızlanması hem de ödeme aşamasında sorun yaşanmaması açısından
hayati önem taşır.
15 Ocak
Her yıl YUP sunumu için son tarih
30 Gün
Yeni sözleşme sonrası ilk YUP sunma süresi
4 + 1
Yılda 4 küçük + 1 büyük değişiklik hakkı
%10
Faaliyetlere başlamak için talep edilebilir avans oranı
⚠ Kritik kural: YEG'ler, YUP'ta yer almayan bir faaliyeti
gerçekleştiremez ve TKDK tarafından onaylanmamış bir faaliyet için harcama yapamazlar.
YUP onayı alınmadan başlatılan harcamalar uygun olmayan harcama
sayılır ve geri ödeme yükümlülüğü doğurabilir.
1. Yıllık Uygulama Planı (YUP) Nedir?
YUP; YKS, Eylem Planı ve Finansal Plan doğrultusunda her yıl için özel olarak hazırlanan
bir çalışma programıdır. Bir YEG'in o yıl içinde gerçekleştireceği küçük projeler, eğitimler, tanıtım
faaliyetleri ve işletme giderleri bu plan çerçevesinde yürütülür.
YUP, YKS Eylem Planı'nın altı yıllık genel çerçevesini yıl bazında somutlaştırır. Her YUP; faaliyetin
adını, uygulama yerini, hedef kitlesini, tahmini bütçesini, bütçe kodlarını ve gerçekleştirileceği
çeyreği içerir.
2. Hazırlık Süreci: Katılımcı ve Gerçekçi Planlama
YUP hazırlığı salt bir bürokratik süreç değildir. Başarılı ve uygulanabilir bir plan ancak
yerel katılımla şekillenir. Hazırlık sürecinde şu üç temel adım izlenmelidir:
1
Katılım
Paydaş Toplantıları ve İhtiyaç Tespiti
Yerel halk, STK'lar ve ortaklarla toplantılar, odak grup çalışmaları ve anketler
yapılarak o yılın güncel ihtiyaçları belirlenir.
2
Analiz
SWOT ve PEST(EL) Güncellemesi
Bölgedeki değişimleri anlamak için SWOT ve PEST(EL) analizleri güncellenir.
Bu adım, planın mevcut gerçekliğe dayanmasını sağlar.
3
Gruplama
Tematik Gruplandırma
Planlanan faaliyetler, YKS'de belirlenen temalar altında gruplandırılır.
Her tema altında en az bir faaliyet planlanması zorunludur.
3. YUP Formu Doldurulurken Altın Kurallar
YUP şablonu doldurulurken yapılan teknik hatalar onay sürecini ciddi ölçüde uzatabilmektedir.
Aşağıdaki kurallara dikkat edilmesi, ilk başvuruda onay alma ihtimalini artırır:
-
✓
Faaliyet Tanımı: Eylem planındaki genel ifadeler kopyalanmamalı, faaliyet
detaylandırılmalıdır. Örneğin "Yerel Ürün Eğitimi" yerine
"Zeytin Üretiminde Kalitenin Artırılması Eğitimi" gibi spesifik başlıklar,
uygulama mekanı ve hedef kitle bilgisi verilmelidir.
-
✓
Göstergeler: Katılımcı sayıları için "10-100" gibi çok geniş
aralıklar yerine "50-75" gibi makul ve mantıklı aralıklar belirlenmelidir.
-
✓
Bütçe Kodları: Her faaliyet için Uygun Harcama Listesi (UHL)
kodları doğru yazılmalı ve maliyetler TKDK Referans Fiyat Tabloları kullanılarak
gerçekçi piyasa araştırmalarına dayandırılmalıdır.
-
✓
Zamanlama: Faaliyetin gerçekleştirileceği dönem
3'er aylık dilimler (örneğin 2025-1, 2025-2) şeklinde belirtilmelidir.
4. Referans Fiyat Sistemi ve Bütçe Yönetimi
YUP hazırlık sürecinde her bir faaliyet için belirlenen tahmini maliyet aralığı rastgele
rakamlar değil, TKDK tarafından yayımlanan Referans Fiyat Tabloları (RFT)
esas alınarak belirlenmelidir. Bu sistem, YEG harcamalarının makul piyasa fiyatlarıyla
gerçekleştirilmesini sağlayan bir kontrol mekanizmasıdır.
Referans fiyat nedir? Referans birim fiyat, LEADER faaliyetlerinin
ihtiyaçlarını karşılayabilecek mal ve hizmetler için piyasadaki en iyi fiyatı temsil eder.
Bu fiyatlar YEG'lerin satın alma sırasında dikkate alacağı üst sınırı
belirler; bu sınırı aşan tutarlar "uygun olmayan harcama" kabul edilir.
Bütçe Oluşturmada Kullanılan 4 Yöntem
Bilgisayar, kırtasiye gibi yaygın kalemler için TKDK'nın yaptığı pazar araştırması
sonuçları kullanılır. Bu fiyatlar 3–6 aylık dönemlerle güncellenir.
Araç kiralama, konaklama gibi gruplarda ilgili kamu otoritelerinin (Hazine ve Maliye
Bakanlığı vb.) belirlediği yıllık limitler esastır.
Reklam filmi hazırlama veya spesifik ekipmanlar gibi standart fiyatı olmayan
özel kalemler için kullanılır.
Bazı harcama gruplarında birim fiyat yerine toplam yıllık/aylık bütçe sınırı belirlenmiştir.
Detaylar aşağıda verilmiştir.
Genel Bütçe Limitleri
1.000 €
Büro ve sarf malzemeleri
Yıllık maksimum
100 € / ay
Genel işletme giderleri
(Aydınlatma, internet vb.)
30.000 €
Varlık / Demirbaş satın alımı
Tüm uygulama dönemi toplamı
Aranan Kalem RFT'de Yoksa Ne Yapılmalı?
1
Teknik Belirleme
Kalemin Özelliklerini Belirle
YEG, satın almayı planladığı kalemin detaylı teknik özelliklerini
hazırlar.
2
Pazar Araştırması
Tedarikçilerden Proforma Fatura Al
Tedarikçilerden proforma fatura alarak piyasa araştırması yapılır
ve karşılaştırmalı fiyat tablosu oluşturulur.
3
Başvuru
TKDK'ya "Pazar Araştırması Talebi" Yap
Bir dilekçe ile TKDK İl Koordinatörlüğü'ne başvurularak
ilgili kalem için resmi pazar araştırması talebinde bulunulur.
✓
Sonuç
Belirlenen Tutar Referans Fiyat Olur
TKDK'nın yaptığı araştırma sonucu belirlenen tutar, o kalem için
Referans Fiyat olur ve YUP bütçesi bu rakama göre şekillendirilir.
📘 Altın ipucu: RFT'deki fiyatlar üst sınırdır.
YEG satın alma yaparken bu sınırın altında bir fiyat bulursa, her zaman
en düşük fiyatlı teklifi seçmekle yükümlüdür. Kalemlerin birim
fiyatlarını TKDK'nın Referans Fiyat Listesi sayfasından düzenli kontrol etmek,
ödeme aşamasında sürprizlerin önüne geçer.
5. Teslim ve Onay Süreci
| Konu |
Kural |
| Son Teslim Tarihi |
Her yıl 15 Ocak tarihine kadar TKDK'ya sunulmalıdır. |
| Yeni Sözleşme |
Sözleşme imza tarihinden itibaren 30 gün içinde ilk YUP sunulmalıdır. |
| İmza Yetkisi |
Her sayfa tüm Yönetim Kurulu üyeleri tarafından paraflanmalı, son sayfa imzalanmalıdır. |
| Onay Mekanizması |
TKDK, planı Eylem Planı ve bütçe limitlerine uygunluk açısından kontrol eder; onaylanan plan Yönetim Otoritesine bildirilir. |
| Görünürlük |
Onaylanan YUP, YEG'in kendi internet sitesinde yayımlanmak zorundadır. |
| Avans |
Sözleşme imzalayan YEG'ler faaliyetlere başlamak için %10 ön ödeme (avans) talep edebilir. |
6. YUP'ta Değişiklik Prosedürleri
Uygulama yılı içinde planlanan faaliyetlerde değişiklik yapılması gerekebilir. Bu süreç
kapsamına göre iki farklı prosedürle yönetilir:
- Uygulama yeri veya paydaş değişikliği
- Katılımcı sayısı artışı
- Tahmini toplam bütçede artış
- Harcama kalemi değişikliği
- Uygulama dönemi değişikliği
📅 Her çeyreğin son iş gününe kadar talep edilebilir
- YUP'a en fazla 2 yeni aktivite/küçük proje eklenebilir
- Mevcut aktiviteler sonraki yıllara ertelenmek üzere çıkarılabilir
- Uygulama yılının ikinci yarısını kapsar
📅 Haziran ayının son iş gününe kadar talep edilmelidir
💡 Pratik hatırlatma: Rutin operasyonel değişiklikler (yer, tarih, bütçe kalemi)
için yılda 4 hakkınız bulunan Küçük Değişiklik yolunu tercih edin.
Büyük Değişiklik hakkını, faaliyet ekleme veya çıkarma gibi gerçekten önemli
durumlar için saklayın; bu hak yılda yalnızca bir kez kullanılabilir
ve Haziran son iş gününden sonra talep edilemez.
Sık Sorulan Sorular
YUP'u 15 Ocak'a kadar sunamazsak ne olur?
15 Ocak son teslim tarihidir. Bu tarihe uyulmaması, TKDK ile imzalanan YKS
Uygulama Sözleşmesi'nin ihlali anlamına gelir ve sözleşme yaptırımlarına konu olabilir.
Gecikme öngörülüyorsa TKDK İl Koordinatörlüğü ile önceden iletişime geçilmesi önerilir.
YUP onayı kesin ödeme güvencesi midir?
Hayır. YUP onayı, planın uygun olduğunu gösterir; faaliyetin prosedürlere
uygun gerçekleştirilmesinden YEG sorumludur. Ödeme, faaliyetin kurallara uygun yapılması
ve belgelenmesi koşuluna bağlıdır.
Referans Fiyat Tablosu'nda olmayan bir ekipman almak istiyoruz, ne yapmalıyız?
Teknik özellikleri belirleyip tedarikçilerden proforma fatura alarak
TKDK İl Koordinatörlüğü'ne yazılı "Pazar Araştırması Talebi"nde bulunmanız gerekir.
TKDK'nın araştırması sonucu belirlenen tutar, o kalem için referans fiyat olur.
Avansı ne zaman ve nasıl talep edebiliriz?
Sözleşme imzalanmasının ardından YUP onayı alındıktan sonra,
faaliyetlere başlamak için TKDK'ya başvurarak toplam bütçenin %10'u oranında ön ödeme
talep edebilirsiniz. Avansın kullanımı ve muhasebeleştirilmesi sözleşme hükümlerine
tabidir.
Sonuç
Yıllık Uygulama Planı, YEG'lerin yalnızca bürokratik bir yükümlülüğü değil, yerel kalkınma
stratejisini yaşayan bir programa dönüştürdüğü operasyonel araçtır.
Doğru hazırlanan bir YUP; onay sürecini hızlandırır, harcama hatalarını önler ve
faaliyetlerin zamanında hayata geçmesini sağlar.
Başarının anahtarı, katılımcı hazırlık sürecine sadık kalmak, referans fiyat sistemini
iyi anlamak ve değişiklik prosedürlerini zamanında kullanmaktır.
-
!
Çağrı rehberi esas alınmalıdır: Bu sayfa YUP sürecinin
genel çerçevesini sunar; bağlayıcı koşullar ve güncel uygulama detayları için
TKDK tarafından yayımlanan resmi başvuru çağrı rehberleri incelenmelidir.
-
!
RFT'yi düzenli kontrol edin: Referans Fiyat Tabloları
3–6 ayda bir güncellenir. YUP hazırlamadan önce güncel listeyi kontrol etmemek,
bütçe kalemlerinin reddedilmesiyle sonuçlanabilir.
-
!
Büyük Değişiklik hakkını israf etmeyin: Yılda yalnızca
bir kez ve Haziran son iş gününe kadar kullanılabilen bu hakkı, gerçekten stratejik
değişiklikler için saklayın.
👤
YEG Personel Yönetimi
İşe alım süreçleri, müdür ve uzman nitelikleri ile personel istihdam kurallarını öğrenin.
Personel Yönetimi Rehberi →
📄
Satın Alma ve Referans Fiyat Sistemi
YUP'da yer alan faaliyetleri gerçekleştirirken kullanacanız referans fiyat ve satın alma sistemini öğrenin.
YKS Hazırlık Rehberi →
ⓘ Bilgi Notu: Bu içerik, IPARD III LEADER yaklaşımı kapsamında
Yıllık Uygulama Planı sürecini daha anlaşılır hâle getirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Güncel mevzuat, bağlayıcı başvuru şartları ve resmi dökümanlar için TKDK resmi
duyurularını takip ediniz.